コラム/インタビュー

2019/09/19

複数内定を獲得したけれど……。上手に内定辞退をする方法ってどんなの?

「志望業界を固めるまで何となく」や「本命の為の練習をしたい」などで、悪くはないかな……と感じるレベルの企業にいくつもエントリーすることが就活生の間では当然のこととなっています。

その結果として複数の企業から内定が出るということは珍しくないと思います。熱心に就活に取り組んでいると、たくさんの内定をゲット出来たという人も居るでしょう。

初めて内定が出た日、就活をしていてこれほど喜びを爆発させる瞬間もそうないと思います。内定を貰えるというのはその企業から自分を必要と判断されたということなので、いくつ貰っても嬉しさはあるでしょう。

しかし複数の企業からの内定をもらうということは、その瞬間から「内定を辞退しなければならない」という新たな課題の始まりでもあるのです。立つ鳥跡を濁さずと言いますし、受かったからそれで終わり、ということにしてしまっては品格が問われることにもなります。

この記事では、内定辞退についてのあれこれをお伝えしていきます。

そもそも内定ってなに?

内定という言葉のもともとの意味は、正式に発表や手続きなどを行う前に内々には決まっているということです。就活に於いては「翌年の4月1日に雇います」という契約という意味で使われています。

内々定という言葉を聞いたことのある人も居ると思います。こちらは「10月に内定を出しますね」という内容を企業から約束されることです。経団連による「採用選考に関する指針」によると、「正式な内定日は、卒業・修了年度の10月1日以降とする」とされているので9月以前にはあまり内定を出しているということを公には出来ません。

とはいえ企業としては有能な人材を他社に取られる前に自社で確保しておきたいという意志が働きます。そのため「時期的に内定を出しますとは言えないけれどその時が来たら内定を出します」という意味で「内々定」という言葉が使われているのです。

内定も内々定も学生を縛るためのものではありません。逆に企業側が学生を安心させるためのものです。ですから、内定を辞退するという行為そのものはご法度という訳ではないので必要以上に恐れることはありません。あくまでそのやり方が大切ということです。

内定はどうやって出るの?

内定が出るタイミングは主に2つあります。ひとつは最終面接の時にその場で言われるパターン、もうひとつは後日電話またはメールで連絡が来るパターンです。

最終面接の時に言われる場合、大抵は内定通知書と内定承諾書という書類をセットで渡されます。内定を承諾する時は書類を送り返すというのが一般的です。電話の場合は、数日のうちに電話かメールで合否が伝えられます。

いずれの場合も「○月○日までに返事を下さい」と期限を付けられます。それまでに返答をしなかった場合は内定辞退とみなされます。ただ企業側も、特に夏前などは学生が就活真っただ中ということを理解しているため「期限を延長することも可能です」と言ってくれることが多いです。

日本は10月に「内定式」を実施する企業が多く、その際に「採用通知」が渡されます。こちらは働き始める時期、労働に関する条件などが書かれています。学生はその内容をしっかりと読み、理解した上で改めて入社を承諾します。

この一連の手続きをもって正式に「内定」となるのです。

内定はいつまでに辞退すればいいの?

内定辞退の期限は入社日の2週間前です。民法627条により「期間の定めのない雇用の解約について、各当事者はいつでも解約の申入れをすることができ、申入れから2週間を経過することによって雇用契約が終了する」と定めているためです。

そうは言っても期限ぎりぎりまで悩んでいてはマナー違反です。上記の通り、最低でも雇用契約開始日の2週間前まで法律上は内定辞退が可能です。しかし、実際にそのタイミングで入社辞退をすることはほとんどないと言って良いでしょう。

企業は内定を出した後に、新入社員を受け入れるための準備を進めていきます。そのため直前の内定辞退は企業にとって大変な迷惑になるのです。

内定辞退をする際の注意点

内定辞退というのは言いづらいことですよね。しかし、だからといって伝えないのは絶対にNG!企業側は膨大な時間とコストを割いて学生を選んでいますし、あなたが入るという前提のもとに入社に向けての準備も着々と進めています。

「もう会わないからいいや」と思っていたら、実は未来の取引先だったということもあるかもしれません。適当に辞退を伝えることは絶対にやめましょう。メールでの内定辞退もNGです。もしもメールをする場合は、「内定を辞退したいので直接出向くか電話で謝りたい」と伝える場合のみOKです。

「内定辞退」の際に守るべきことはいくつかありますので、以下を読んでしっかり確認して下さい。

辞退を伝える時期はなるべく早く

複数の企業の内定を保持しておいて最後まで悩みたい気持ちはよく分かります。しかしそれは反対側から見ると、より多くの企業に迷惑をかけているということに他なりません。

最後の2社でどうしても迷っているということであれば仕方がありませんが、例えば5つ持っている内定をそのままいたずらに保持しておくというのは好ましくないでしょう。

各企業は入社に向け、研修や懇親会を行います。そういったものに多く参加すればするほどに内定辞退はしづらくなりますし伝えた後も気まずくなりやすいものです。とはいえ中の雰囲気をよく知ってから選びたいということであれば、複数の会合に参加した後に決めるというのもありかもしれません。

直接電話をして伝える

可能であればメール一通で済ませたいところですが、それでは先方の担当者がきちんと目を通したか分かりません。内定辞退の連絡は必ず電話で行いましょう。

まず電話をかけたら自分の学校名と氏名を名乗り、人事担当者が電話に出られることができるのかを確認します。時間がない場合には改めてかけ直すという旨を伝えて一旦切り、再度電話をかけるならいつ頃であれば都合が付きやすいか確認しておきましょう。

また、これは多くの企業にあてはまることですが、忙しいことが想定される始業時刻や終業時刻近くとお昼休みを避けるために14:00~16:00頃にかけるのが好ましいといえます。

伝える内容はどうしたらいい?

いきなり「内定を辞退します」だけ伝えるのはあまりに誠意がありません。その前にワンクッション入れるようにしましょう。

人事担当者に代わったら、まずは内定を頂いたことに対するお礼を述べます。その上で「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えましょう。

辞退の理由は具体的に述べず、検討の結果という程度でも構いません。ただ企業によっては、どこの企業に行くのか聞かれる可能性があります。具体的な企業名は伏せた方が無難ですが、行くと決めた企業に関しては行きたい理由をしっかりと答えられるようにしておきましょう。面接対策と同じですね。

人によっては、他の企業に行くからではなく家庭の事情が急に変わってやむなく辞退をすることもあるかもしれません。そういった場合は正直に事情を説明しておわびをすると共に、機会があればぜひ改めて選考してほしいと考えているというと前向きな姿勢も見せましょう。企業によっては状況が落ち着いた時に再度応募をすることも出来るかもしれません。

重要なのははっきりと内定辞退の意思を伝えるということです。遠回しな言い方をしては「何を言いたいんだ?」と相手に思わせてしまい、結果的に迷惑です。

伝え方の例

○○大学○○学部○○学科4年生の□□です。
先日は内定のご連絡をいただきありがとうございました。

大変申し上げにくいことなのですが、その後に自身の適性や将来のこと、また自分が社会に貢献できる分野について改めて考えたところ、別の企業とのご縁を感じましたので他社への入社を決意しました。

つきましては御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。大変なご迷惑をかけてしまう結果となり誠に申し訳ございません。

本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。何卒よろしくお願い申し上げます。

伝え方のマナー

言うまでもないことですが、内定辞退の連絡は丁寧に行いましょう。もう関わりがなくなるからと言葉遣いをぞんざいにするなどはもってのほかです。社会人になったら真摯な態度で謝罪をしなければならない場面は沢山出て来るでしょう。その練習と心得てしっかりと誠意を持って謝罪しましょう。

また、電話で話す内容は簡潔にしましょう。申し訳ない気持ちから過剰に自分の思いを伝えようとしてしまう人も時折見受けられます。その気持ちはもちろん大切ですが、これは同時に相手の時間を奪ってしまう行為でもありますので気を付けて下さい。

一通り話をし終えた後に電話を切る時は、必ず企業側の担当者が切ってからにしましょう。相手が切る気配がない時に限り、最後の言葉から3秒以上置いて先に切りましょう。

大切なことは、伝える内容をしっかり固めてから電話をするということです。面接などもそうですが、考えながら話していると緊張して話したかったこともきちんと伝わりません。内容を紙に書いて練習してから電話をかけましょう。

おわりに

企業は共に働く仲間を見付ける為に採用活動を行いますが、「この人は自社には合わないので採用は見送ろう」と思った時には相手をお客様と思って接することがあるそうです。つまり、入社させるということはしないけれども良い印象を残して終わらせるということです。

学生側も同様であり、この時の企業が将来のお客様になるかもしれないですし、社会人になれば交友関係も広がるのでどこかで偶然会う可能性だってあります。内定辞退を伝える瞬間が社会人になってからの自分の印象を左右する可能性すらあるのです。

繰り返しになりますが、最後まで誠実な態度を貫くことを忘れないで下さい。内定を頂いた企業に感謝の気持ちを持ち、しっかりとマナーを守って丁寧に内定辞退を行いましょう。