コラム/インタビュー

2019/03/11

インターン後のお礼メールの書き方を例文付きでご紹介!

インターンが無事に終了してもそれで終わりではありません。お世話になった企業に対してお礼メールを出すまでがインターンと心得ましょう。単に礼儀というだけでなく、成長したところを見せる部分でもあり、参加させてよかったなと思わせることが出来ます。

こちらの記事では、お礼メールをどのように書けばいいか、どこがポイントになるのかなどをまとめました。

 

インターン後のお礼メールを送る意義とは?

企業からするとインターンを実施するにはなかなかの負担がかかります。特に長期のインターンはお金を出して社員と同じようなことをさせることが多いでしょう。わざわざ自分たち学生のために場を与えてくれた、それに対する感謝はしなければなりません。

もちろん企業側が感謝のメールを要求することはありませんが、受け取れば有り難いと感じますし、この学生は礼儀をわきまえていると判断します。とはいえ、こうしたお礼メールもビジネスでのルールに従ったものでなければならず、学生気分で書いてしまうと逆効果の場合もあります。

1日や1週間といった短期の場合でも感謝のメールは出しておくべきです。送らなくても分からないだろうと思いがちですが、意外にも企業側も参加者のことは把握しているものです。

かといって難しく考える必要はありません。企業側には自分の会社に興味を持ってインターンに参加してくれた学生を大切に扱いたいという気持ちがあるので、それに応える内容であれば十分です。

 

お礼メールはいつ、誰に送るべき?

お礼メールを出そうとしても、どのタイミングで誰にメールを送るべきか悩ましく感じる人もいるはずです。特に複数の社員にお世話になった場合などは頭を悩ませてしまうでしょう。そもそも送りたいと考える相手側社員のメールアドレスすら分からないというケースもあります。

結論から言えば、人事部や人事課など採用担当者が属する部署にお礼メールを出すのが無難です。全員に送ってアピールするのもいいですが、人によって温度差もあるのでわざわざそこまでする必要もないでしょう。

次にいつお礼メールを出せばいいかですが、こちらはインターンが終わった翌日までに送るのが常識的といえるでしょう。更に望ましいのはインターンを終えた日の夜ですが、会社によっては送別会をしてくれるケースもあるので、そういった場合は翌日の就業時間内に送れば問題ありません。

一方、うっかり翌日にお礼メールを出すのを忘れたという学生もいるかもしれません。この場合は気付いたその時点でお礼メールを作成して出すのが最良でしょう。その際になぜ遅れてしまったのか説明を行い、お詫びの文面を書いておきましょう。タイミングを逃してしまうことは褒められたことではありませんが多少の誠意は伝わります。

 

インターン後のお礼メールはこのように書こう!

いよいよお礼メールの書き方ですが、インターンで教わったビジネスマナーを理解していることが大前提です。学生のノリで送ると心象を大きく損ねます。社会人に少しは近づいたかなと思わせるお礼メールが求められます。

・件名
基本的にビジネスマンは件名でその中身を判断しようとします。無題で送ってしまうといちいち中身を確認しなければならず時間の無駄です。これがお礼メールであることをすぐに理解して貰えるような件名を入れることが大事です。

人事部にはインターンに参加した多くの学生からお礼メールが届きます。それに加えて一般業務のメールも来るので、どこの大学の誰がお礼メールを出してきたのかが一目で分かることが重要となります。

例えば【○月○日インターン参加者】○○大学3年○○○○というような書き方をすることで、この日のインターンに参加したあの大学のあの学生がお礼メールを書いてきてくれたんだなとすぐに理解出来ます。

・宛名
誰からの部分を書いたら、次に誰への部分です。誰に対してお礼をしたいのか確実に伝えないといけません。そうしないと本当にこの人は感謝をしているのかと思われるからです。

メールの最初に宛名を書く場合、企業名と部署名、その人の役職と名前を必ず書きます。略して書くのではなく、正確に正式名称で書くことは一般常識です。名刺をもらっていれば名刺の通りに部署名まで書くのが無難です。

これでようやく誰から誰へのお礼メールかが分かりました。あとはその中身を詰めていきましょう。

・メールの中身
中身の部分に関しては絶対にこれを書かなければならないというものはありません。そのため自分の言葉で感謝の気持ちを伝えていくのが一番ですが、ここでも社会人的な常識を見せていくことが必要です。

多くの場合にメールの中身は、最初に自己紹介、「貴重な機会をいただきありがとうございました」などの挨拶、インターンの感想、今後の抱負を書いてから最後に感謝の気持ちを改めて書いて締めるという流れです。

あまり長いメールでも印象が良くありません。上に挙げた内容をシンプルにまとめましょう。その上で感想の部分だけを厚めにするのは良いかもしれません。他の部分はなるべく抑えて長くなり過ぎないように配慮することも高評価です。
・署名
学生だと意外と忘れがちなのが署名の部分です。社会人なら誰もが知る常識的なマナーのため、意識の差がここで出てしまう可能性があります。単に名前を書くだけでなく日常的につながりやすい連絡先を書いておくことで、再び企業から連絡が来る際に気の利いた学生という印象を与えることが出来ます。

ここからが署名であるというのを分かりやすくするために二重線などで分かりやすくラインを作り強調させておきましょう。LINEのIDなどを記載するケースもありますが、基本的にはメールアドレスと電話番号で十分でしょう。

この場合、お礼メールはどうすればいい?

お礼メールを企業にしっかり出せて一安心、と行きたいところですが、企業側もそこは社会人のマナーとしてお礼メールに対する返信をするケースが見られます。ここでポイントになるのが、再びそのメールへの返信をするべきかどうかです。

この場合も返信はしておくべきですが、最初のお礼メールのように長くなる必要はありません。お礼メールの返信をしていただけたことへの感謝の気持ちを文面にすれば大丈夫です。

企業によっては返信不要という文言が入っている場合もあります。文字だけ見ると冷たい印象を受けるかもしれませんが、返信の応酬が繰り広げられるとキリがないためにこのように書いてあることが大半です。

インターン後のお礼メールの例文

それでは、これまでのまとめとしてお礼メールの例文をご紹介します。

株式会社△△△△
人事部 人事課
□□□□様

この度、貴社のインターンシップに参加させていただきました
○○大学3年の▽▽▽▽でございます。

先日参加した貴社のインターンシップのお礼を申し上げたいと思い、
このようなメールを送らせていただきます。

インターンシップでは貴社の業務などを学び、1つ1つの業務の難しさ、
意味合い、業界の魅力を知ることが出来ました。

今回のインターンシップを通じて、新たな貴社の姿や魅力などを学べました。
こちらでの経験を糧に就職活動に邁進していく所存です。

今回はこのような機会をいただけたことを本当に幸せに感じております。
会社説明会が開催される際には再び参加させていただきたいと思っております。

今後ともよろしくお願いいたします。

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○○大学 ○○学部 ○○学科

▽▽ ▽▽

メールアドレス: abcdef@ghijk.au.jp

電話番号:090-1234-●●●●

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大切なのは自分の言葉で伝えること

最後に、例文やテンプレートと全く同じ内容で送ることは絶対に避けましょう。なぜなら、ただコピペしてそれを貼り付けるだけで送る人がいるからです。すると、この人とこの人は全く同じ文面を使用している気づかれ、一気に心象を損ねます。

マナーに則ったお礼メールを送る上で例文やテンプレートを大切にするのは悪いことではありませんが、出来る限り率直な感想を自分の言葉で書くよう心がけましょう。