コラム/インタビュー

2019/05/13

内定辞退する場合の最適な期限と断り方

本来就活は企業から内定を貰うことが目標ですよね?
いくつか内定を貰っている人もいるはずです。
ですがいつまでも内定を保留にしていれないので、今回は内定辞退の期限、最適な断り方をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

内定の辞退は電話?メール?

結論からいいます。内定辞退の最適な連絡方法は【電話】です。
ではなぜ電話での内定辞退が最適なのかを説明します。

・相手側へ直接伝えることが出来る。
これがメールの場合だと相手側へ伝わったかやメール自体が届いてるのかが分かりません。

・自分の声で直接伝えられる。
相手側への誠意も伝わります。

・相手側の気持ちも聞き取れその場で簡潔に解決出来る。
文章でのやりとりだと食い違いや伝わり方の違いで相手側に不快な思いをさせてしまう可能性があります。

この3つの理由から内定辞退の最適な連絡方法は【電話】となります。
企業に就職する前から社会人としてのビジネスマナーは始まっていますので
確実に伝えなければならない連絡事項は電話で行うようにしましょう。

ただどうしてもメールで内定辞退の連絡をしたいという人も居ると思います。
メールでの連絡は大丈夫ですので安心してください。
その際は相手側へのきちんとした謝罪と誠意を表した文面を送ると良いと思います。

内定辞退の連絡はいつするのが最適なのでしょうか?

そのタイミングはあなたの就職が決まった時点。なるべく早く連絡をする事が最適です。
相手側はあなたの就職に向けて準備をしていますので、ギリギリになって連絡をするの
は迷惑になってしまいますので連絡は早くする事が最適です。
これも社会人としての最低のマナーです。

内定辞退の連絡内容

内定辞退の最適な連絡方法とタイミングは分かったけれども
そもそもその連絡内容はどういったものがいいのでしょうか?

内定辞退理由をどう伝えて どのように謝罪をすればいいのかとう点を
説明していきます。

・電話の際、相手側の対応が可能かをまず確認する。
人事の対応が難しい場合、対応出来る時間帯を伝えてもらいかけ直します。

例文
お忙しいところ失礼致します。私、〇〇大学の〇〇と申します。
〇〇さまは只今お時間よろしいでしょうか?

・内定辞退と辞退の理由を伝える。
ほとんどの企業が内定辞退の理由を聞いてくると思いますので、あなたの辞退の理由を用意しておく必要があるでしょう。理由を聞かれない場合もありますので、その際は辞退の理由は伝える必要はありません。

例文
先日の内定の通知、ありがとうございました。感謝しております。せっかく御社からの内定の通知を大変失礼なお願いで申し訳ないですが、内定辞退させて頂きたく連絡さしあげました。

・電話での辞退を誠意を込めて伝える
ほとんどの人事の方は電話での辞退を受け入れると思いますが中には
電話での連絡は失礼だと怒る人もいると思いますので
そうなる前に先に電話での辞退をした事を謝罪しましょう。
電話での辞退に納得いかず直接出向いて謝罪するよう言われたら
素直に対応するといいでしょう。

例文
直接お詫びを伝えるべきなのですが、お電話のご連絡を差し上げました。
誠に申し訳ありません。

・最後にあらためて辞退への謝罪を伝える。

例文
貴重なお時間を頂いき心より感謝しています。今回このような形になり大変
ご迷惑をお掛けしたことを深く謝罪いたします。お忙しいところ大変失礼致しました。
失礼いたします。

内定辞退の理由を聞かれたらどう答える?

内定辞退の連絡のみで終わればいいですが
相手側から辞退の理由を聞かれた場合どう答えればいいのでしょうか?

失礼のないように相手側に伝える。この点が一番悩むと思います。

・内定辞退の理由を聞かれないのならば答えなくてよい。

・内定辞退理由をきちんと答えよう。
辞退理由を聞くというのは企業側からすると今後の採用活動の参考にする場合が多いと思いますので内定辞退の理由を聞かれた場合はきちんと答えるようにしましょう。

・内定辞退の理由はどう伝えるべきなのか?
あなたの辞退理由が就職先企業の給与が多かったから、家から近いから などの理由であってもそのまま伝えてしまってはダメです。
素直に伝えるのは良いことですが、この様な理由だと相手側の気分を害してしまいますよね。

相手側に出来るだけ気分を害さない伝え方が必要となってきます。

職種を理由にする場合ですと内定先の仕事の内容が自分に向いていると
感じたと言うことを伝えると良いでしょう。

例文
御社から内定をいただき魅力のある仕事だと思いましたが、
他社の仕事内容が自分の将来やりたい仕事と近いと感じ
今回このような決断と報告となりました。

ここで大事なポイントは相手側へ嫌な思いをさせない事なので
まず内定を貰った事、そして相手側への魅力があると伝えると
嫌な気分にはならないと思います。
ここで間違っても内定辞退する会社のマイナスになる発言はしないことです。
他社の会社の知名度があったのでや、会社の優遇がいいからなどの発言は
間接的に内定辞退する会社への非難となってしまいます。

余計な言葉は伝える必要はないので、相手側への気まずさから
この様な発言をすることのないように気をつけましょう。

もしあなたが第一志望の会社ですと伝えていたらどう断るでしょう。
人事の人から「なぜ?」という質問が返ってくると思います。

あなたならどう返答しますか?

気が変わったや、第一志望は嘘でした。などとは言えないですね。
いくら正直に伝えるのが大事といってもこれではダメです。

もしあなたが第一志望と相手側に伝えていたのなら

例文
御社が第一志望でしたが、その後、他社の業種のほうがより自分の理想に近い職種と気づきこの様な決断となりました。

大事なのは先に第一志望だったと伝える事です。
ですがその後に他社の職種がより近いと感じたという点を伝える事です。

そして最初にも言いましたが、誤解のないように伝えなくてはならないので
やはり電話での辞退連絡をするのがいいでしょう。

内定辞退に手紙での謝罪は必要?

手紙での謝罪は基本的には必要ではありません。
ですが手紙での謝罪が必要になってくる可能性もあります。
ではどういった場合に必要になってくるのでしょうか?

・丁寧に謝罪しなければならない場合
ほとんどの場合、電話での謝罪で大丈夫です。
ですが丁寧に謝罪しなければいけない場合があります。
例えば 母校から大量に採用している企業には注意が必要です。
電話だけの謝罪で大丈夫だと思いますが、母校のイメージや来年のあなたの後輩の
就職活動に影響のないようにするのであれば手紙での謝罪をしておくことによって
母校のイメージも崩れることなく良い印象のまま来年にも繋げられるでしょう。

他には、これから就職する会社と関係がある場合。
こちらも今後の取引などにもしかしたら影響が出てくるかもしれません。
お互い気持ちのよい終わり方をしていたほうが良いと思います。

内定承諾書を出したあとに辞退する場合。
普通の内定辞退とは違いますのでこの場合も手紙での謝罪が必要になると思います。

知人の紹介、大学の教授の紹介で内定を貰った場合。
こちらも紹介した方のためにも手紙で謝罪しておくことをおすすめします。
これらの場合は誠実に謝罪をするべきなので手紙を後日送るとより良い印象になると思います。

手紙を書く際の注意点は?

・文章は手書きで書きましょう。丁寧さが伝わります。
・修正跡はNG めんどくさいかもしれませんが書き直して清書で送りましょう。
・文章は縦書き
これらの点を意識して手紙を書くと良いでしょう。
あなたの今後のイメージや母校のイメージなどより良いものになります。

内定承諾書を出した後でも内定辞退は出来るの?

内定承諾書を出した後でも内定辞退は可能です。
内定辞退を防ぐ為に内定承諾書を提出させる企業もあるのですが
この内定承諾書を出した後でも内定辞退は可能です。
法的には問題がないので、賠償金を払えなど言われても大丈夫です。
ですが企業に迷惑もかかるので早めに辞退の連絡と謝罪を行うようにしましょう。

相手側を怒らせてしまわないようにも早めの対応と丁寧な謝罪を心がけましょう。

まとめ

・内定辞退の連絡は電話が最適
・辞退の理由は聞かれたら伝える
・誠意のある謝罪を心がける

いかがでしたでしょうか?
新しく社会人としての第一歩。不安なところはたくさんあると思います。
ですが経験を積み大きく成長をし、素敵な人生を送れるようにと願っています。