就活コラム

2019/03/15

インターン後のお礼メールの書き方とポイント

今回は「インターン後のお礼メールの書き方とポイント」と題して、「インターン
先企業へのメールの返信方法・例文・おすすめの時間帯」や
さまざまな場面で役立つ「企業向けメールの返信方法」をご紹介します。

インターン先企業へのお礼メールとは

インターン先企業へ送るお礼メールというのは、特に就職活動時などにおいて重要視さ
れるため、「誤字脱字のチェック」をはじめ、相手に対して必ず「失礼のないよう十分
な配慮」をした上で送信することが重要となります。

お礼メールというのは基本的に「すぐに送れてしまうもの」としてあるため、つい「う
っかりミス」というケアレスミスが目立ってしまう場合があります。
そうしたミスも前もってなくしておくよう十分に配慮しておきましょう。

企業へのお礼メールの返信方法

インターン先の企業へお礼メールを送る、というだけでもたいていの人は緊張してしま
うことでしょう。
しかし、この企業へ出すメールだからこそ冷静に取り組むことが大切であり、その上で
「つまらないミスをなくしておくこと」や、「きちんとした企業へのメールの
送り方のマニュアル」を熟知しておくことが大切です。

基本的に「企業に対して送るお礼メールのマニュアル」というのはありませんが、参考
書籍としてかなり多くの出版本が市販されています。それらの参考書籍を確認しながら
「企業へのメールの返信方法」をあらかじめ学んでおくことは重要な事項となるでしょ
う。

自分の氏名は必ず明記する

どんな企業に送るお礼メールの場合でも、就活生としてはその送信者の氏名を必ず明記
しておくことが大切です。
企業というのは毎日「何百・何千通のメール」が続けざまに送られてくる場合があるた
め、「どこの誰だかわからない人からのメール」というのは基本的に除外されます。

そうならないためにも「件名やメールの文末などにきちんと自分の氏名を明記すること
」を念頭に置き、相手の企業に正確に「特定の就活生からメールが送られてきた」とい
うことを知らせておくことが大切です。

必要であれば住所や電話番号も明記する

先述の続きとなりますが、企業向けのメールにおいて氏名を明記した後、必要である場
合は「住所・電話番号」なども一緒に明記する必要がある場合があります。

たとえば就職活動中の大事な時期(企業側との連絡が密になった場合)に、住所変更があった場合や連絡先が変更がある際には
この「連絡先の確認メール」というのはとても重要となります。

企業へのメール返信の頻度

この「企業へのメール返信の頻度」についてはとても重要な項目となります。
「企業側に質問したいことがあるけれど、あまり頻回に分けてメールをしてしまっ
たら心象が悪くなるのではないか」などと疑問・不安に感じる人は少なくありません。

先述しましたように、企業には毎日、お得意先や競合会社などから「何百・何千通もの
メール」が飛び込んでくるため、「特定の就活生からあまり頻
回に分けてメールが送られてくる」という状況は邪魔以外の何物でもありません。

そのため、就活生としては「1日1回から2回程度のメール」に控えておき、その1度のメ
ールでなるべく内容の濃い状態(聞くべき点はしっかり聞く内容)にしておくことが大
切になります。

企業へのメール返信のタイミング

企業からメールが送信されてきた場合の返信についてですが、企業から送られてくるメ
ールにはたいてい2種類あり、1つ目は「すぐに返信が必要なメール」、2つ目は「その
まま既読スルーで済むメール」となります。
2つ目の「既読スルーで済む場合のメール」の場合はあらかじめ企業側から「返信は不
要です」といったサインがきちんと明記されている場合が多くあるため、一読するとす
ぐにわかる内容の物がほとんどでしょう。

しかし、1つ目の「すぐにメールの返信が必要である場合」は、たいてい「よろしいで
しょうか」などの疑問形で文末が締めくくられている場合や、そのメールの内容全体を
もって「返信が必要な場合」であることがわかるため、毎回のメールの内容確認が大切
になります。

企業へのメールでは内容を簡潔に

これは企業へ送るメールでなくても言えることですが、基本的にメールというのは「内
容を簡潔に明記しておく」というのが鉄則になります。
その方がそのメールを受け取る相手にとってわかりやすく、「何を訴えているのか・そ
の要求にどのように返信するべきなのか」が一目でわかる指標のようになります。

インターン先企業へのお礼メールの例文

企業とのやり取りに使うメールというのは、非常にさまざまな用途によって使い分けら
れるメール内容が見られます。
就職活動時のメールや企業そのものに対する質問メールにはじまり、入社後でも企業と
の連絡を密に取るべく、いろいろな場面で「メールでのやり取りが必要になる場合」が
出てきます。

そうした場合に、きちんと「企業とのメールのやり取りのマニュアル」に沿ったメール
のやり取りができることが大切で、そのための知識・情報をきちんと押さえておくよう
配慮しておきましょう。

(お礼メールの例文)
件名:インターンシップのお礼【〇〇大学△△学部××(名前)】
○○○○株式会社(必ず会社の正式名称)
△部 □課(担当者の部署がわかる場合は記載)
◯◯様(宛先人の名前)
◯◯大学の××××でございます。
このたびは、貴社のインターンシップに参加させていただき、
誠に感謝いたしております。
△日に渡るインターンシップのお礼をさせていただきたいと思い、このたびメールを送ら
せていただきました。
私はこのたび、貴社の事業内容にあります○○にご興味を持たせていただき、インターン
シップに応募させていただきました。(インターンシップに参加した主な理由)
実際に業務を体験してみて○○にについての理解を益々深めさせていただきました。
ビジネスマンとしての理想的な姿勢をはじめ、プロとして仕事に向き合うということはど
ういうことかを学ばせていただきました。
このたびのインターンシップ通しまして、非常に大きく成長させていただくことができた
と実感しております。
インターンシップで学んだことを今後の糧にさせていただき、これからの就職活動に励ん
で参ります。
ご多忙の中、誠にご丁寧なご指導をいただき、感謝申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願い致します。
————————————————————
〇〇大学〇〇学部(大学名、学部までを明記)
×× ×× (名前)

電話番号:000-0000-0000(携帯電話でもOK)
メールアドレス:bbb@●●-ne.jp(メールアドレスは任意)

お礼メールで使用できる簡潔なフレーズ

先述から続いて「メールで送る場合の企業へのお礼」についてですが、この「企業に送
る際のお礼文句」というのはあらかじめ世間一般で決まっているため、そのとおりにメ
ールすればOKです。

・本日はお忙しい中、誠にありがとうございました。
・参加させていただける日程までご丁寧にご連絡をいただき、誠に感謝申し上げます。
・誠に良い経験をさせていただきました。
・インターン先での経験を、今後の糧とさせていただきます。
・今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

たいていのこの3つの表現は、企業にお礼を述べる際に非常によく使われます。余計な
脚色を付けずに、そのままこのとおりに明記しておきましょう。

インターン先への一般的な挨拶の例文

この場合の挨拶というのは、企業へ送る場合のメールの冒頭に位置する言葉・文句とな
ります。いわゆる「挨拶文」となりますが、企業へのメールではこの挨拶文も「簡潔に
記すこと」が大切です。

・お世話になっております。
・お世話になっております。○○(自分の氏名)と申します。

このように、たいてい冒頭の挨拶では「お世話になります」や「自分の氏名」を付け添
えての挨拶文が通例となります。この場合も余計な脚色は付けないようにしましょう。

インターン先企業へのメールを来る時間帯について

企業へメールを送る時間帯についてですが、これも「メール返信の頻度」や「メールを
送るタイミング」と同じく、「いつ頃にメールを送るのが最適なのか」について迷う就
活生が多く見られます。

「メールを返信する時間帯をしっかり認識しておくこと」はきわめて基本的なマナーに
なるため、社会人として一歩を踏み出す際にはこの「メールの返信の時間帯」をしっか
り事前に把握しておきましょう。

企業の運営時間帯

一般的に企業へメールを返信する理想的な時間帯は、もちろん「その企業の運営時間帯
」となります。

その企業が営業している最中・運営している時間帯を必ず見計らった上で、必要事項を
伝えるメールを送ることが大切です。
この場合、「どんなに重要なメール・すぐに返信しなければいけないメール」であって
も、この「メールを送る・返信する時間帯」は必ず守る必要があります。

お礼メールをはじめ大切なメールの場合、運営時間帯以外の時間帯で送ることは相手の
企業に対してきわめて失礼となり、それだけで大幅な減点対象となる場合があります。

普通は夜間帯を避ける

運営時間帯にメールを送る場合であっても、「昼休憩などをはじめとする休憩時間帯の
送信」は避けるように心掛けましょう。

休憩時間帯というのは基本的に社員にとっては仕事に携わらない時間帯となるため、「
重要事項を記したメールを返信する」と言っても、それは時間外の仕事内容に含まれて
しまいます。

上記を踏まえた上で、仕事が終わった時間帯(運営時間帯以外の時間帯)をはじめ、た
とえ運営時間帯であっても「夜間にメールを送ること」は避けましょう。
夜間に送る場合には、「昼間にはメールを送ることができなかったのか」と逆に企業側
からツッコミを入れられる対象となります。

早朝も避けておく

多くの企業では、仕事始めの時間帯や早朝というのは、非常に忙しい時間帯であること
が多いです。

その場合にいくら「重要なメール」だからと言ってメール送信をしたとしても、「忙し
い時間帯」を見計らった上でその時間を回避する配慮がなかったのか、とこの場合もま
たメールを送った側の常識が問われることがあります。

お礼メールの箇所別の書き方

企業に送るメールについても日頃に送っているメールと同じく、当然「件名」、「本文
」、「宛先」などをはじめ、その本文においても「冒頭・本文・末尾」などと記載箇所
による個別性が見られます。

こうした細かな点にも配慮する形で「失礼のないメール・きちんと書けた公式用のメー
ル」の書き方を習得することはとても大切です。

件名に明記さる内容

企業に送るメールの件名には必ず「何についてのメールなのか」というこ
とを一目でわかるように配慮して記載する必要があります。

・○月○日にインターンに参加させていただきました○○と申します
・資料配布の件についてご連絡をさせていただきました
・○課に所属しております○○○○と申します

まず件名では句読点を挿入することは避けましょう。これは件名を記載する際のマナー
となります。
その上で、そのメールがどのような用件なのか、そのメールの送り主が誰なのか、をは
っきりさせるための役割として使いましょう。

締めのフレーズ

一般的な企業向けメールの本文をどのように締めるかについてですが、この「締め方」
についてもあらかじめ決められた「決まり文句」が用意されています。

・末筆ですが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
・今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
・○○へのご対応をいただくことができましたら幸いです。ご連絡をお待ちいたしてお
ります。

一般的に上記のような末尾の締めくくりが取られますが、特に最後の例文の場合は「自
分が何らかの要求・質問などをした場合において、企業側からの返信連絡を待つ際に使
われる例文」として認められます。

宛名

この「宛名」の書き方は書面によっていろいろと使い分けられますが、基本的にメール
を送る場合でも、そのメールが「誰宛てなのか」をきちんと明記しておくことが大切で
す。

・○○株式会社 △△課所属 ○○○○様
・△△課所属 ○○○○様
・○○○○様

基本的には「○○○○様へ」という宛名が入っていればOKですが、会社・企業によって
は「多くの部署が設けられている場合」が想定され、その場合は「確実に宛先人にその
メールが届くようにする」という意識をもって「会社名から氏名まで」を明記する方法
が取られます。

メール貼付でインターン先企業へ履歴書などを送る場合

以前は「履歴書をメールで送信する」などといったことはなかったですが、現代では「
メール貼付による履歴書の送信」という例が実に多くなってきています。

これはたとえば「Web履歴書」などの例でもわかるように、インターネットを利用した
上での在宅ワークが急増した世情に起因する傾向が見られます。

この場合でも、在宅ワークではなく一般企業に向けて「メール貼付による履歴書の送信
」を行なう際には、その電子上でメールを送った後でも「企業に直接電話を掛けて、そ
のメールを送った旨」を伝えておくことが一般的なマナーになります。
事前に「電話での連絡は不要」とされている場合には、この電話での確認は必要ありま
せん。

件名には「自分の氏名」と「履歴書」と明記

メールで履歴書の送信する場合には、必ずそのメールの件名に「自分の氏名」と「履歴
書」という記載をしておきましょう。
この場合も「それが何のメールなのか」をきちんと企業側へ伝えるための記載となりま
す。

送信する前には最低でも3度はチェック

履歴書やメールに限らず、企業に提出する書類はすべて「再三のチェックをすること」が
マナーとして義務付けられます。

基本的に「ミスが1つでもある書類」というのは公式書類としては認められない傾向があ
るため、文面・内容の見直しによってまず「誤記をなくすこと」はどんな場合でも必要で
す。

誤字脱字は絶対にあると念願に置く

どんなメールにしても履歴書の内容にしても、「必ず誤字脱字がある」ということを前
提にしておくことが大切です。

たいてい「3回以上のチェック」をしていても、見つけることができなかった「誤字脱
字」は普通に見られ、公式書類においてはそうした誤字脱字を完全になくすことがまず
常識となります。油断しないようにしましょう。

インターン先企業へのお礼メールを正確に書きましょう

いかがでしたか。今回は「インターンシップ後のお礼メールの書き方とポイント」をメ
インに、「インターン先企業へのメールの返信方法・例文・おすすめの時間帯」などに
ついてご紹介しました。

一般的に企業へ送るメールというのは、まず「失礼がないこと」、「社会的マナーがき
ちんと守られていること」、「文面・内容の誤字脱字や稚拙な表現がないこと」などが
問われます。それらの条件を満たした上で、メール返信の頻度や時間帯が次に問われま
す。
インターン先企業へのお礼メールの送り方・返信の仕方をしっかり覚え、社会人として
恥ずかしくない作法・マナーを正確に把握しましょう。