就活コラム

2019/07/01

内定承諾書とは?受け取り〜提出するまでに気をつけること【ポイント】

ESや面接をクリアして、ついにゲットした内定。
ただ、ここで就活が終わるわけではなく、やらなければならないことがまだ残っているのです。その一つに、内定承諾書の提出があります。
簡単に説明すると、内定承諾書とは、企業が内定者へ送る書類に含まれる誓約書のことです。
この内定承諾書について、
「受け取ったらどうすれば良いの?」
「一緒に何が入っているの?」
と思う方が多いはず。
そこで今回は、
・内定承諾書の意味
・受け取り後に知っておくべきこと
・提出前に気をつけるべきこと
・提出までの流れ、注意点
の順番で説明していきます。
わかりやすくまとめたので、ぜひ最後まで確認してください。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、内定をもらった企業に入社の意思を示す書類のことです。
企業にとっては、入社の念押しや内定辞退の防止といった意味合いがあります。採用には相応のコストがかっているので、簡単に辞退されては困るのです。
実際、承諾の意を示した学生は、ほかの企業に行くのをためらいます。これにより、確実に自社へ入ってもらえるようにするわけですね。

内定承諾書の受け取り後に知っておくこと【ポイント】

次に、内定承諾書の受け取り後に知っておくべきことを2つ紹介します。

内定承諾書の拘束力

内定承諾書に法的拘束力はありません。しかし、書類を企業へ提出すれば、入社の意思に企業と学生の双方が合意したとみなされ、労働契約が成立します。
内定承諾書を送った後に、別の企業への入社を決めるケースもあるでしょう。その場合、学生は「内定辞退=雇用契約解除」を申し入れるわけですが、企業からすれば契約を前提に入社の準備を進めているため、迷惑であるのは間違いありません。
民法には、雇用契約解除は「いつでもできる」と定められています。ただし前述の事情を考慮し、内定辞退の連絡は、なるべく早めにしましょう。一般的には、遅くとも入社の2週間前までにといわれています。

内定承諾書には2つの書類も同封される

内定承諾書が入った封筒には、ほかに「内定通知書」「条件通知書」という2つの書類も同封されるのが一般的です。
それぞれ、
内定通知書:学生に内定をお知らせする
条件通知書:労働条件を提示する
という役割が。
これらの書類の内容にしっかりと目を通し、納得したうえで内定承諾書にサインしましょう。

内定承諾書を提出する際に気をつけておくこと

次に、内定承諾書を提出する際に気をつけることをお話します。下手をすると内定が取り消されてしまう恐れもあるので、注意しておきましょう。

内定承諾書を提出する期限を守る

一番気をつけなければいけないのは、提出期限を守ること。
期限が過ぎると、企業側からは内定を辞退したと解釈される恐れがあります。
採用も学校の受験と同じように、何段階かに分けて合格通知を送ります。内定通知を送っても辞退する学生が多く、目標採用人数に届かないからです。そのため承諾の意思を示さない就活生は全員辞退と判断し、補欠内定の就活生に内定が回るようにしているのです。
ですので、当たり前のことですが、提出期限はしっかり守りしましょう

複数の企業に内定承諾書は出さない

複数の企業に内定承諾書は出さないようにしましょう。本当に入社する企業にのみ提出するものです。
企業は、内定を出した学生が辞退し、目標人数を切ってしまった時のために、補欠内定も出しています。早めに辞退を告げないと繰り上げ内定が回らなくなってしまいます。そのせいで、その企業の内定が欲しい就活生、採用を行う企業側の両方に迷惑をかけてしまいます。
ですから内定承諾は常に1つに絞りましょう

内定承諾書を提出するまでの流れ

次に内定承諾書を提出するまでの流れを説明します。

返送時は添え状(送付状)を付ける

まずは、添え状を作成しましょう。
添え状とは、送る書類の表紙のことで、送付状やカバーレターとも呼ばれます。ビジネスマナーとして、相手がすぐに要件を確認するために必要です。

内定承諾書に署名・捺印

次に、送られてきた内定承諾書に署名・捺印をして封筒に入れましょう。これを忘れると、本人であることの証明できません。
前もって印鑑の準備をして、直前になって焦る必要がないようにしてください。

返送期日までに届くよう内定承諾書を提出

最後に、返送期日までに届くよう提出しましょう。
書類の郵送に慣れていない人にありがちなのは、期日の当日に出してしまうことです。その日の内に届く場合もありますが、ほとんどの場合届くのに2~3日はかかります。
期日に余裕を持って書類は提出しましょう。

内定承諾書の提出におけるポイント

最後に、内定承諾書提出におけるポイントを確認します。

宛名は省略せず正式名称

宛名は省略せずに正式名称で書きましょう。
正しい企業名や担当者の所属部署(多くは人事部)、担当者の名前を間違いのないように記入します。担当者がわからない場合は「採用ご担当者様」としておきましょう。

折れやすい書類はクリアファイルに入れる

折れやすい書類はクリアファイルに入れておきましょう。
後にコピー等をするので、少しの折れ目や汚れもつかないようにする必要があります。

返信用封筒は白色のA4サイズ

返信用封筒は白色のA4サイズを選びましょう。
返信用の封筒が同封されたりもしますが、各自で用意という場合が多いです。また、白でも柄が入った封筒は避けてください。

まとめ

今回の記事では、内定承諾書の詳しい説明と、提出時の注意点、提出の流れを中心に説明しました。
承諾書は期日までに、そして自分が入社する可能性が高い企業にだけ送るべきだと理解できたはずです。
就活では、自分だけでなく周りのことも考えて行動することが大切ですね。